Estos son algunos tips para mejorar tu productividad en el trabajo

La productividad laboral es la cantidad de trabajo provechoso que se realiza en un tiempo determinado. Esta cantidad de trabajo útil debe ser la máxima posible, y debe ir en aumento para rentabilizar al máximo tus jornadas laborales, seas trabajador o empresario.

Al principio, los trabajadores y empresarios se sienten motivados y la productividad no se ve afectada. Sin embargo, cuando se entra en una dinámica estable esta productividad empieza a reducirse. 

Aqui te van algunos consejos para mantenerte motivado y activo en tu trabajo, así como para tener una buena organización en tu ambiente de trabajo:

1. Planifica tu jornada y define tu lista de pendientes antes de comenzar el día

Una de las formas más efectivas de tener un día productivo, es hacer una lista de todos los pendientes que deben de atenderse al siguiente día. El ideal es que hagas esta lista un día antes, antes de dormir o al finalizar tu día laboral. Otros prefieren hacer esta lista al iniciar el día, mientras desayunan o inmediatamente después de despertarse; no importa cuándo la hagas, lo importante es que antes de comenzar a trabajar, sepas qué es lo que debes hacer durante el día para que puedas organizarte y no dedicar tu tiempo a tareas que solo serán ladronas de tiempo.

Esta tarea te hará perder unos minutos durante el día o durante la semana, pero te ayudará a ver tu día, tus tareas, o tu semana de forma global, sobre todo, te ayudará a saber por dónde continuar cada vez que finalices una tarea. Además, planificar tu jornada también te ayudará en la jerarquización de prioridades, fundamental para mejorar la productividad en el trabajo.

2. Realiza las tareas más pesadas al iniciar el día

Por lo general el momento del día más productivo o cuando más energía tienes, es en la mañana, después de haber hecho ejercicio, haber desayunado o meditado; es en este momento del día cuando deberías aprovechar tu máxima energía para realizar las tareas más pesadas o que más creatividad o esfuerzo requieren. Un error es usar estos momentos para leer y responder mails, pues cuando quieras hacer las tareas verdaderamente retadoras e importantes, te sentirás cansado, procrastinarás y terminarás tu día mucho más tarde de lo que habías previsto.

En lugar de dejar la tarea más temida hasta el último momento, se recomienda abordar y darle prioridad a las tareas más importantes y complicadas. Así, las personas podrán liberar espacio en su mente y por consecuencia disminuirán el estrés asociado.

Esta estrategia no solo permite completar la tarea en cuestión de manera eficiente, sino que también aligera la carga general de responsabilidades, haciendo que las demás parezcan menos intimidantes y contribuyendo a un día más productivo en su conjunto.

3. Elimina distracciones

Las distracciones son las grandes enemigas de la productividad. La regla es simple: ignora todas aquellas cosas que realmente no necesitan de tu atención y enfócate en las que no podrían salir bien si no te ocupas de ellas. 

Estas distracciones se pueden dividir en: distracciones ocasionadas por diferentes herramientas de comunicación (por ejemplo: el teléfono móvil), distracciones ocasionadas por otras personas (por ejemplo: compañeros de trabajo) y distracciones internas (aquellas distracciones relacionadas con tus pensamientos y tu vida personal).

Para evitarlas, tal y como te hemos mencionado, debes identificarlas y ponerles solución. Puedes apagar el móvil mientras realizas una tarea, trabajar con cascos para que tus compañeros no te interrumpan, solucionar en tu tiempo libre los problemas personales para que no interfieran en tus tareas laborales, etcétera.

4. Ten pequeños descansos

Para continuar siendo eficiente durante el día, es recomendable que trabajes por bloques de horas, que asignes algunos minutos para estirarte, caminar, salir a tomar aire fresco o prepararte una colación o bebida. Todo esto ayuda a que te mantengas enfocado y no pierdas el ritmo de trabajo. Por ello, es recomendable organizar las tareas en bloques y descansar entre bloque y bloque.

Numerosos estudios afirman que los descansos son beneficiosos para el rendimiento, necesarios para reactivar el cerebro, y fundamentales para enfrentarse a nuevas tareas con energía.

5. Muévete

El sedentarismo en la oficina es un problema real que no hace ningún bien al trabajador, a pesar de que algunas empresas siguen creyendo que la productividad se basa en el número de horas que una persona pasa en su escritorio. P

Es importante levantarse de la silla y moverse por la oficina cada cierto tiempo, lo cual ayudará a estar más concentrado y ser más productivo cuando vuelvas a tu sitio. Algunas empresas incluso instalan espacios de recreo para que el equipo pueda ejercitarse, entretenerse o simplemente desconectar momentáneamente del trabajo (con mesas de ping pong, cafetería, etc.).

6. Controla la ergonomía

La ergonomía tiene mucho peso respecto a la mejora de la productividad de los empleados. Para prevenir lesiones y garantizar su óptima salud, debes procurar que las pantallas estén a una distancia de entre 70 y 90 centímetros de los ojos.

Además, que los pies estén bien apoyados en el suelo o sobre un reposapiés, y que la postura corporal de cada uno sea lo más recta posible para evitar dolores musculares. Aunque – en parte – eso sea responsabilidad de cada persona, no está de menos que lo revises de vez en cuando.

7. Minimiza el ruido

El ruido también tiene un impacto muy significativo en el entorno de trabajo. Si no se minimiza, no solo disminuye la concentración sino que aumenta el nerviosismo y el estrés. 

Por eso es muy importante que adoptes medidas para localizar los ruidos más molestos (por ejemplo, teléfonos, impresoras, faxes, sistema de ventilación o aire acondicionado, el tono de voz de los compañeros, etc.) y trates de minimizarlos.

En algunos casos, los dispositivos permiten regular la emisión de ruido, y en otros se puede tratar de disminuir la cantidad de decibelios aislando los objetos ruidosos a otra ubicación. También puedes permitir el uso de auriculares para que el personal pueda escuchar su música, concentrarse mejor y evitar distracciones.

8. Ordena tu lugar de trabajo

Es imposible ser productivo en un ambiente caótico. Tu escritorio, tanto el físico como el del ordenador, debe estar bien ordenador para facilitarte el desempeño de todas tus tareas.  Además, una zona de trabajo en orden y limpia es capaz de estimular y facilitar la concentración.

Es fundamental que el espacio de trabajo ayude a los empleados a concentrarse en sus tareas. Si mantienes el orden visual y espacial de tu oficina podrás eliminar distracciones y hacer que cada uno se enfoque en lo que debe. Evita que se acumulen los periódicos y artículos de semanas anteriores, archivar los documentos que no se necesiten hasta más adelante o intentar usar material digital y dosificar el físico.

9. Define un horario para hacer ciertas tareas

Otra manera de mantenerte productivo, es asignar horarios para realizar algunas de las tareas constantes en tu día a día. Esto evitará que olvides pendientes importantes, que se acumulen correos por revisar, que mezcles actividades y te sientas poco enfocada o enfocado. Puedes definir un horario en específico para hacer llamadas a clientes, para revisar tu correo electrónico, para leer noticias del sector en el que trabajas, etc. La idea es que mantengas tu día lo más organizado posible.

10. No pretendas hacer muchas cosas al mismo tiempo

El otro gran enemigo de la productividad es el querer resolver muchas cosas al mismo tiempo, es decir, el “multitasking”.

Está comprobado que la productividad puede disminuir hasta un 40% cuando pretendes ocuparte de muchas cosas al mismo tiempo. Esto pasa porque al sentirte abrumado, tu estado de ánimo disminuye, consumes más energía, te agotas y entonces prefieres tomarte más descansos o te distraes más fácilmente.

Deja de intentar hacer todo al mismo tiempo, enfócate en una sola tarea a la vez y verás que terminas tu día siendo mucho más productivo.

11. Duerme bien

Descansar bien y levantarse temprano es clave para mejorar la productividad y para que tu día fluya correctamente. De nada servirá querer aplicar estos consejos si te desvelas.

Lo recomendable es dormir de 7 a 8 horas, y hacerlo por la noche, por ejemplo: de 23h a 07h.  De esta forma aprovecharemos las mejores horas de rendimiento de nuestro cerebro.

Normalmente, estas horas son durante la mañana, así que maximiza tu rendimiento descansando bien y aprovechando las primeras horas de la mañana.